档案室的铁架上，一排排牛皮纸档案盒按年度码着，脊背上贴着白色标签，写着部门、起止日期和保管期限。到期的那批要销毁，得先造清册，一盒一号，谁签的字、哪天出的库，都要留痕。
档案盒本身不复杂：七百到八百克的双面牛皮纸板，压出折痕，四角用塑料扣或金属钉固定，脊背开一个抽拉孔。无酸款的纸板加了碳酸钙缓冲剂，pH值控制在七点五到八点五之间，为的是几十年后纸张不发脆。塑料扣多是PP，也有用尼龙铆钉的，金属钉则会生锈，潮一点的环境里先在纸板上洇出一圈黄斑。
销毁的第一步不是碎盒，是核对。清册上列的是盒号、卷内件数、年度、期限，实际点交时一盒一盒对，缺一件都要写明原因。有的盒里混着未到期的卷，有的盒子空了、卷早被借走，这些都不能一刀切。核对完，监销人和经办人在清册上签字，一式两份。
盒内文件的处理另有规定。涉密载体不能进普通碎纸机，要按密级送指定单位；会计凭证、合同原件这类有法定保存期的，即便盒体破损也要先修复再续存，不能因为盒子烂了就整车拉走。真正到期可销毁的，才进入碎解环节。
脊背标签用的是不干胶纸，揭下来留一层残胶，回浆时结成小块。数量少时人工撕，多了就用热风枪吹软再揭，温度不能高，牛皮纸烤脆了一碰就裂。塑料扣若是PP，和盒体同材质，理论上能一起回收，但颜色深浅不同，分开更稳妥。库房堆存同样有讲究，纸盒离地垫高二十厘米，摞起来不超过八层，压久了盒角变形，装卷时盖不严，潮气就顺着缝往里走。
碎解多用工业级碎纸设备，交叉切加筛网，出料粒度控制在几毫米以内，纸屑再送造纸厂回浆。量大的可以直接进水力碎浆机，边碎边脱墨，纤维回收率比干碎高。含塑料扣的盒子要先拆扣，扣子混在纸浆里会缠住转子。
牛皮纸板的纤维长、强度好，是回浆的好料，但脊背的标签、封口的胶带、四角的塑料件都得清掉。标签纸多是铜版纸，涂层里的高岭土和胶黏剂进不了纸浆，会让成品纸出现亮点。这一道人工分拣看着笨，实际最省钱。
空盒的去向也值得说一句。完好的空盒洗掉标签、换个脊背纸，可以继续用；破损的裁掉坏角，改做小规格的凭证盒。档案盒的复用率其实不低，只是很多单位嫌麻烦，一到期就整批换新，纸板白白降级成废纸。
销毁当天的现场，最能看出一个单位的档案管理底子。清册齐、编号清、监销到位的，两小时就能办完；编号乱、盒子混装、清册和实物对不上的，往往要翻半天，还得临时补记录。
一只档案盒从入库到销毁，走的是十几二十年。盒子是纸做的，管的是纸上的责任。到期销毁不是把盒子扔掉那么简单，是把一段该结束的记录，按规矩了结。